Czym się zajmuje Wirtualna Asystentka? Wirtualna Asystentka pojawiła się jako potrzeba zmieniającego się świata w ostatniej dekadzie XX wieku. Wraz z postępem czasu, rozwojem technologii informacyjnej oraz ciągłym wzrostem znaczenia Internetu w prowadzeniu działalności rozwijają się nowe trendy wsparcia przedsiębiorstw. Takim trendem jest powstawanie nowych zawodów oraz usług. W ostatnim czasie coraz większym zainteresowaniem cieszą się usługi oferowane przez wirtualne asystentki. Profesja, ta polega na wykonywaniu zadań biurowych, administracyjnych oraz innych bardziej wyspecjalizowanych prac. Do obowiązków wirtualnej asystentki może należeć m.in. tworzenie i przygotowywanie dokumentów, przygotowywania prezentacji, raportów i analiz, tworzenie bazy klientów, copywiting, mailing, prowadzenie kalendarza, obsługa faktur, planowanie i organizacja podróży oraz spotkań służbowych oraz ofertowanie i kosztorysowanie.

Omawiany zawód kwestionuje niejako dotychczasowe status quo. Wirtualna asystentka nie reprezentuje profilu standardowego pracownika etatowego. To postać przedsiębiorcza, która samodzielnie określa kierunki własnego rozwoju zawodowego. Z tego powodu projekty obsługiwane przez wirtualną asystentkę mogą się różnić i zależą od indywidualnych predyspozycji usługodawcy.

Wirtualna asystentka jest nie tylko atrakcyjnym wsparciem przy pracach administracyjno-biurowych, choć to należy do jego głównych obowiązków. Osoba świadcząca tego typu usługi ma zazwyczaj bardzo dobrze zorganizowaną sieć kontaktów, dzięki czemu może pełnić rolę brokera informacji. W takim modelu współpracy firma potrzebująca prawnika lub specjalisty ds. marketingu może przerzucić na asystenta zadanie zdalnego poszukania ofert oraz wyboru najatrakcyjniejszej dla klienta. Firma współpracująca z wirtualną asystentką dzięki temu uzyskuje sprawdzonego dostawcę i może podjąć się projektów z krótkim terminem realizacji. Spośród wskazanych profesji wirtualny asystent cechuje się największą elastycznością, co może być interesującym rozwiązaniem dla startupów oraz mikro i małych firm.

Należy pamiętać, że wirtualna asystentka może rozwijać swoją działalność nie tylko w oparciu o współpracę z firmami. Równie interesującą grupą odbiorców mogą być osoby prywatne. Potencjalnymi odbiorcami są osoby, które cierpią na permanentny brak wolnego czasu, są bardzo zapracowane lub po pracy mają ochotę oddać się odpoczynkowi i relaksowi w gronie najbliższych, zamiast spędzać kolejnych godzin na załatwianiu własnych spraw prywatnych. Są to często przedsiębiorcy lub osoby na stanowiskach kierowniczych, choć nie jest to regułą. Wirtualna asystentka może pomóc osobom prywatnym poprzez wyszukiwanie informacji np. ofert, wydarzeń, interesujących miejsc, wyszukanie specjalistów, aranżowanie spotkań, wykonanie zakupów online lub zadania wykonywanie bezpośrednio takie jak zrobienie tradycyjnych zakupów, zawiezienie dzieci do szkoły, wyrzucenie śmieci i wiele innych. Jeżeli musisz zmierzyć się z wielkim wyzwaniem i nie wiem jak się za nie zabrać to również może być potencjał do podjęcia współpracy z asystentem. Możliwe, że dzięki swojemu doświadczeniu będzie w stanie pomóc, wszak zadania specjalne należą do jego ulubionych.

Przewagą wirtualnej asystentki, względem prywatnej osoby wynika z faktu, że jest profesjonalistą w swojej dziedzinie. Wie, kiedy, gdzie i jak sprawdzić informację będącą częścią zlecenia tak, aby odnieść sukces i zrealizować założone rezultaty. Dlatego właśnie współpraca z klientami indywidualnymi ma również dużą przyszłość dla obu stron. To, co dla osoby z poza branży jest trudne, nudne i czasochłonne, dla profesjonalisty może być łatwe i przyjemne.

Przykład

Pan Marek poszukuje idealnego miejsca do spędzenia balu sylwestrowego ze swoją żoną Marią. Na swój indywidualny użytek jest zmuszony do przejrzenia wielu ofert restauracji, klubów i innych miejsc rozrywkowych. Przy tym zapoznaje się z opiniami i stara się wykluczyć wystąpienie prawdopodobnych ryzyk. Wirtualny asystent musi zmierzyć się z podobnym problemem, jednak przede wszystkim posiada większą bazę, a poza tym, jeżeli jedną pracę wykonuje dla wielu klientów to czas i koszt też rozkłada się na liczbę tych klientów. Podsumowując może się okazać, że wynajęcie asystenta będzie bardziej opłacalne, niż samodzielne mozolne poszukiwania zobrazowane przykładem pana Marka. Najważniejsze, aby podczas rozmowy przekazać precyzyjnie własne preferencje – dla każdego zainteresowanego inne miejsce zabawy będzie tym wymarzonym, dlatego asystent musi znać założenia w oparciu, o które ma wyselekcjonować najatrakcyjniejszą ofertę.

Opisując obowiązki wirtualnej asystentki wydają się one proste. Wszak dla wielu osób biuro kojarzy się z pracą przyjemną, komfortową i bezstresową. Osoby opierające swoje przekonania na stereotypach twierdzą, że sekretarka jest od parzenia kawy oraz uśmiechania się. Otóż nic bardziej mylnego! Aby być asystentem z prawdziwego zdarzenia należy posiadać szereg umiejętności. Przede wszystkim wymagana jest biegła umiejętność posługiwania się komputerem oraz programami takimi jak pakiet Microsoft Office (Excel, Word, Power Point, Publisher), jak również swobodna umiejętność poruszania się po Internecie oraz obsługi skrzynki mailowej i innych wymaganych przez klientów aplikacji.

Jako wirtualna asystentka musisz też posiadać pewne umiejętności informatyczne. W chwili, kiedy Twój komputer w trakcie ważnej pracy nagle odmówi posłuszeństwa, będziesz musiał sobie z tym poradzić, gdyż w odróżnieniu od pracy na etacie nie zadzwonisz o pomoc do działu IT. Tak samo wygląda sytuacja w przypadku prowadzenia księgowości, dbania o ubezpieczenie zdrowotne oraz inne formalne aspekty, które są pilnowane przez pracodawcę w przypadku umowy o pracę.

Kolejnym narzędziem w arsenale wirtualnej asystentki jest telefon komórkowy. Służy on do umawiania spotkań, wysyłania przypomnień oraz kontaktu z klientami. Telefon powinien mieć podłączenie do Internetu i spełniać funkcję komputera w przypadku, gdy do niego asystent dostępu nie ma. Pełny zakres obowiązków wirtualnej asystentki znajdziesz na naszej stronie internetowej.

Nie mniej istotne od umiejętności technicznych są te miękkie, odnoszące się do predyspozycji oraz cech charakteru. Osoba na tym stanowisku jest rozliczania z rezultatów, dlatego do perfekcji musi pracować nas swoją efektywnością. Asystent musi posiadać umiejętność pracy wielozadaniowej z dobrym zarządzaniem stresem. Osoba pracująca zdalnie musi być gotowa to pracy nad kilkoma projektami równocześnie, ponieważ posiadając kilku lub kilkunastu klientów dla każdego własne zlecenie będzie najbardziej pilnym. Wymaga to doskonałej organizacji pracy. Tak samo ważna jest odporność na sytuacje stresowe. W polskich realiach większość zadań jest „na wczoraj”. W związku z tym wirtualny asystent musi posiadać umiejętność hierarchizowania zadań oraz odporności na stres. Czyż nie prawdą jest, że posiadane umiejętności różnią się znacznie od tych powszechnie utartych w stereotypach o sekretarkach i asystentach? Dobra wirtualna asystentka musi łączyć wiele pożądanych cech i umiejętności, a zdecydowanie nadrzędną w całym zestawieniu jest bycie wszechstronnym.