Zasady Pareta, znane również jako zasada 80/20, są jednym z fundamentalnych narzędzi zarządzania, które znacząco wpływają na skuteczność i efektywność działalności biznesowej i życia codziennego. Zasada Pareta została nazwana na cześć włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareta, który w latach 80. XIX wieku obserwował nierównomierny rozkład bogactwa w społeczeństwie. W swoich badaniach Pareto odkrył, że około 80% dochodów w społeczeństwie pochodzi z około 20% źródeł. Ten sam wzorzec pojawił się w różnych dziedzinach życia, co skłoniło Pareta do sformułowania ogólnej zasady, która później stała się znana jako Zasada Pareta.

Czym jest Zasada Pareta i jak działa?

Zasada Pareta głosi, że w wielu sytuacjach około 80% efektów pochodzi z 20% przyczyn. Oznacza to, że w wielu obszarach działalności, większość wyników pochodzi z niewielkiego procentu przyczyn lub działań. W praktyce – identyfikując te kluczowe 20% czynników, możemy maksymalizować nasze wyniki przy minimalnym wysiłku!

Przykłady Zasady Pareta w praktyce:

1. Biznes i sprzedaż: Okazuje się, że w wielu firmach 80% przychodów pochodzi z około 20% klientów. Identyfikując te kluczowe 20% klientów, przedsiębiorstwo może skoncentrować swoje wysiłki na utrzymaniu ich lojalności i zainteresowania, a tym samym na zwiększania sprzedaży.
2. Zarządzanie czasem: Według Zasady Pareta, 80% naszych rezultatów pochodzi z 20% naszych działań. Oznacza to, że zamiast starać się być doskonałym we wszystkim, skoncentruj się na tych 20% działań, które generują największy zwrot z inwestycji czasu.
3. Zatrudnienie: 20% najbardziej wydanych pracowników odpowiada za realizacje 80% zadań w miejscu pracy. Warto mieć na względzie tę zależność przy obsadzaniu stanowisk zarówno kierowniczych, jak i niższego szczebla. Dobrze zbalansowane zespoły, mające w swoim składzie naturalnych liderów będą działać efektywnej.
4. Nauka/rozwój – Opanowanie nowej wiedzy/umiejętności w przynajmniej 80% skuteczności pochodzi z 20% materiału dostępnego w danej dziedzinie. Zmuszana to nas do przekalkulowania czy warto chłonąć 100% informacji przez długi czas, perfekcyjnie przy tym zwlekając czy opanować kluczowe 20% wiedzy, którą utrwalimy poprzez praktyczne działanie.
5. Szacowanie ryzyka – Firmy ubezpieczeniowe podczas ustalania stawek za ubezpieczenia komunikacyjne przyjmują referencyjną grupę 20% kierowców powodujących 80% wypadków. Agregacja wielu czynników ryzyka i powiązanie ich z konkretnymi profilami, pozwala skuteczne prognozować potencjalne ryzyko ubezpieczeniowe.

Jak stosować Zasadę Pareta w swojej firmie?

Przede wszystkim należy skupić się na identyfikowaniu tych kluczowych 20% zasobów, danych i metryk, które generują największy wpływ na sukces biznesowy. Wcielenie Zasady Pareta w życie może być doskonale wsparte przez korzystanie z usług wirtualnego biura w Szczecinie lub/i wirtualnej asystentki.
Dzięki wykorzystaniu tych usług można skoncentrować się na kluczowych 20% działań, które generują 80% wyników, pozostawiając mniej istotne zadania w rękach profesjonalistów. Wirtualne biuro może zajmować się obsługą administracyjną, obsługą klienta i zarządzaniem dokumentacją, pozwalając przedsiębiorcom i firmom skupić się na ich głównych celach i działaniach strategicznych.
Z kolei wirtualna asystentka może pomóc w zarządzaniu terminami, tworzeniu bazy klientów, obsłudze maila czy organizacji spotkań oraz komunikacji, umożliwiając efektywne wykorzystanie czasu i zasobów. Wykorzystanie tych usług jako narzędzi do optymalizacji działalności jest więc nie tylko zgodne z Zasadą Pareta, ale także przepisem na wzrost efektywności i osiąganie lepszych wyników biznesowych.

Co jeśli nie potrafię zidentyfikować decydujących 20%?

W tym kontekście, usługa Wirtualnego Analityka staje się kluczowym narzędziem optymalizacji, umożliwiając precyzyjne zlokalizowanie i wyodrębnienie tych kluczowych obszarów działalności.
W jaki sposób Wirtualny Analityk realizuje tę zasadę? Oto kilka przykładów:

1. Analiza Danych: Wirtualny Analityk dokonuje kompleksowej analizy danych dotyczących działalności firmy przy zastosowaniu zaawansowanych technik Data Science. Dzięki temu możliwe jest zidentyfikowanie najbardziej efektywnych procesów, najbardziej dochodowych klientów, czy też najbardziej skutecznych strategii marketingowych.
2. Wykrywanie Trendów: Poprzez analizę trendów rynkowych, preferencji klientów oraz zachowań konkurencji, Wirtualny Analityk pomaga zidentyfikować kluczowe obszary działalności, które mogą generować największe korzyści dla firmy.
3. Segmentacja Działalności: Wirtualny Analityk pomaga w segmentacji różnych obszarów działalności firmy, identyfikując te, które mają największy wpływ na ogólny sukces przedsiębiorstwa. Dzięki temu można skoncentrować się na kluczowych obszarach, minimalizując nakłady na mniej istotne działania.
4. Rekomendacje i Strategie: Na podstawie analizy danych i identyfikacji kluczowych obszarów, Wirtualny Analityk formułuje konkretne rekomendacje i strategie, które pomogą w zoptymalizowaniu działalności firmy. Może to obejmować dostosowanie oferty do potrzeb klientów, optymalizację procesów czy też wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań.

Podsumowanie

Zasady Pareta są niezwykle istotne w zarządzaniu i działalności gospodarczej. Poprzez identyfikację kluczowych 20% czynników, które generują 80% wyników, firmy mogą osiągnąć większą efektywność i sukces. Nasze Wirtualne Usługi wykorzystują tę zasadę zarówno do dostarczania wartościowych analiz i rekomendacji, które pomagają naszym klientom odnosić sukcesy w biznesie, a także poprzez odciążanie uwagi przedsiębiorców od prozaicznych działań administracyjnych.

Źródła:

1. Koch, Richard. (2017). Reguła 80/20. Zasada, która odmienia świat. Helion S.A. 2022.
2. Kahneman, Daniel. (2011). Pułapki myślenia. O myśleniu szybkim i wolnym. Media Rodzina Sp. z o.o. 2012
3. Jak Wyprzedzić 99% Ludzi w 2024 roku? (Pełny Poradnik) | Maciej Wieczorek, https://www.youtube.com/watch?v=s1CzCM02iDI&t=1503s [dostęp: 13.02.2024]